Anfragen & Kunden
Ein klarer Ablauf für Anfragen
Ich verbinde den Anfrageeingang mit Zuständigkeit und Nachfassen. Dein Team sieht, wer antwortet und was als Nächstes ansteht.
Offene Anfragen im Blick
Wir sehen uns an, wie Anfragen bei dir eingehen und bearbeitet werden. Daraus entwickeln wir einen Ablauf, der fehlende Angaben früh erfasst und zu den Programmen passt, mit denen dein Team bereits arbeitet.
- Preisrahmen
- Individuelles Angebot nach Prüfung deiner Programme
- Zeitrahmen
- Der Zeitplan folgt nach Prüfung der Anfragewege, vorhandenen Programme und benötigten Verbindungen.
Wir vereinbaren, welche Kanäle und Programme angebunden werden. Lizenzen, Datenübernahme und zusätzliche Schnittstellen werden gesondert ausgewiesen.
Anfragen brauchen einen nächsten Schritt
Für jede Anfrage muss erkennbar sein, wer sie bearbeitet und wann der nächste Kontakt ansteht. Darauf bauen Formular und Kundenübersicht auf.
Beispiel einer Kundenübersicht
Der nächste Schritt ist im Eintrag erkennbar
Status und Erinnerungen werden an euren tatsächlichen Ablauf angepasst.
Beispiel erläutern
- Status
- Neu → In Klärung → Angebot → Entschieden
- Zuständigkeit
- Eine benannte Person für die aktuelle Bearbeitung
- Wiedervorlage
- Ein Termin oder ein konkreter Anlass für die nächste Rückmeldung
Die ersten Fragen bewusst auswählen
Ein langes Formular kann Angaben verlangen, die im ersten Schritt noch gar nicht gebraucht werden. Wir unterscheiden, was zur Einordnung nötig ist und was später geklärt werden kann. Die Fragen richten sich nach eurem Verkaufsprozess und den tatsächlich auftretenden Rückfragen.
Zuständigkeit und Nachfassen sichtbar machen
Für jede Phase legen wir fest, wann eine Anfrage weitergegeben wird und wer den nächsten Schritt übernimmt. Erinnerungen unterstützen diese Bearbeitung. Auch Absagen und nicht passende Anfragen brauchen einen eindeutigen Abschluss, damit die Übersicht aussagekräftig bleibt.
Wann eine neue Kundenverwaltung nötig wird
Wenn das vorhandene Programm Zuständigkeiten und nächste Schritte abbilden kann, nutzen wir es weiter. Fehlen dafür grundlegende Funktionen, vergleichen wir eine Ergänzung mit einem Wechsel der Software.
Software-Auswahl und SystemaufbauDein Anfrageablauf
- Formulare, die die Angaben für den nächsten Schritt erfassen
- Eine Kundenübersicht mit Status und verantwortlicher Person
- Benachrichtigungen und Erinnerungen für die Bearbeitung
Ablauf und Übergabe
Anfragewege prüfen
Du zeigst mir typische Anfragen. Wir halten fest, welche Angaben benötigt werden und wo sie heute fehlen.
Bearbeitung festlegen
Wir vereinbaren, wer antwortet, welche Status gebraucht werden und wann eine Erinnerung sinnvoll ist.
Verbindungen einrichten
Ich richte die vereinbarten Formulare und Verknüpfungen ein. Mit deinem Team prüfen wir, ob Weiterleitung und Nachfassen funktionieren.
Fragen zum Auftrag
Passt das zu meinem Betrieb?
Anfragen liegen in mehreren Postfächern und Listen
Nachfassen hängt vom Gedächtnis einzelner Personen ab
Dein Team braucht eine Übersicht, die zum bestehenden Ablauf passt
Was brauche ich dafür?
Du zeigst mir typische Anfragen und euren bisherigen Ablauf. Gemeinsam klären wir Zuständigkeiten und die nötigen Zugänge.
Können Telefon und E-Mail im Ablauf bleiben?
Ja. Wir klären, welche Anfragen automatisch übernommen werden können und welche ein Teammitglied erfasst. Auch eine telefonisch eingegangene Anfrage kann in derselben Übersicht bearbeitet werden, wenn das gewählte System dafür geeignet ist.
Wird jede Anfrage automatisch als Verkaufschance angelegt?
Das hängt von eurem Ablauf ab. Wir vereinbaren, welche Angaben für die Einordnung nötig sind und wann eine Person prüfen soll. Unpassende oder unvollständige Anfragen erhalten eine eigene Behandlung.
Muss ich dafür ein neues CRM kaufen?
Eine Neuanschaffung ist keine Voraussetzung. Zuerst prüfe ich, ob eure vorhandenen Programme die benötigten Funktionen und Verbindungen unterstützen. Neue Lizenzen und ein möglicher Wechsel werden vor einer Beauftragung besprochen.
Wie werden deine Anfragen bearbeitet?
Beschreibe, wie Anfragen bei dir ankommen und wer sie bearbeitet. Ein anonymisiertes Beispiel hilft uns, die nötigen Angaben und Übergaben einzugrenzen.